È vero, per chi è alle prime armi, aprire un foglio di calcolo può confondere un po’ le idee. Ma con questa guida alle azioni semplici di Excel vedremo che davanti a noi abbiamo uno strumento intuitivo e in alcuni casi molto utile. Abbiamo già scritto una guida su PowerPoint, si trova qui. Ma ora iniziamo con le presentazioni: che cos’è Excel?
Excel è un software di fogli di calcolo che fa parte del pacchetto di programmi di Microsoft Office. Serve principalmente per organizzare, analizzare e gestire dati numerici o testuali. Excel è molto utilizzato negli uffici, ma anche da chiunque abbia a che fare con la contabilità e la finanza.
Con questo programma possiamo creare delle tabelle o dei grafici a torta per dare un senso visivo ai numeri. Oppure possiamo usare formule e funzioni automatiche come somme, percentuali e medie. Come se fosse una grande calcolatrice personalizzabile.
Più nel pratico, anche se non ci occupiamo di informatica e non compiliamo budget per lavoro, oggi vedremo anche un uso domestico del software. Infatti, capiremo come avere un’idea chiara della finanza familiare quotidiana per avere un bilancio (preventivo o consuntivo) delle nostre entrate e delle nostre spese.
Celle, inserimenti e barra multifunzione di Excel
Ogni foglio di Excel ospita ai bordi una serie di righe (ordinate da numeri) e colonne (ordinate da lettere). All’interno del foglio, le coordinate riga-colonna formano le celle. Se clicchiamo con il puntatore sulla cella posizionata all’incrocio tra la quarta riga e la terza colonna, avremo selezionato la cella C3. Chiameremo la cella selezionata “cella attiva”.
Facendo doppio click su una cella e rendendola attiva, possiamo digitare il contenuto che vogliamo inserire, sia esso un numero, una frase, una formula. Quando avremo digitato, basterà premere invio per confermare l’inserimento.
Nella fascia alta della schermata di Excel troviamo invece la barra multifunzione, che è una sorta di pannello di comando con tutte le azioni possibili. La barra si divide in schede, ogni scheda ha dei gruppi di comandi.
La scheda principale è la HOME, dove troviamo per esempio il gruppo CARATTERE con comandi di personalizzazione del testo. Ma qui c’è anche il gruppo ALLINEAMENTO, per dare ordine ai nostri contenuti, e NUMERI, che ci permette di trasformare i valori in valute, percentuali, date, orari, …
Il vero potenziale di Excel: le formule e il trascinamento
Trattandosi di fogli di calcolo, impariamo subito a fare i calcoli. È un’azione semplice, ma bisogna tenere a mente “la grammatica” di questo software, perché la grammatica deve sempre essere rispettata.
Partiamo da una SOMMA: per esempio abbiamo inserito il numero 451 nella cella A1, il numero 32 nella cella B1. Vogliamo ottenere la somma nella cella C1, quindi la selezioniamo e procediamo in questo modo:
- digitiamo il simbolo =;
- clicchiamo sulla cella del primo addendo (A1);
- digitiamo il simbolo +;
- clicchiamo sulla cella del secondo addendo (B1);
- digitiamo INVIO.
Automaticamente la cella C1 mostrerà il risultato del calcolo, 483. Beh, questo era un conto semplice, ma consideriamo che possiamo aggiungere all’operazione tutte le celle che vogliamo. Inoltre abbiamo l’opportunità di creare delle espressioni matematiche con più di un’azione (moltiplicazioni, radici, ammortamenti, …)
Un’altra funzione utile è il TRASCINAMENTO. Riprendiamo l’esempio di prima e nella cella A2, sotto la cifra 451, inseriamo 7.656; nella cella B2, sotto la cifra 32, inseriamo 3.479. Ora clicchiamo sulla cella C1 che ospitava la somma precedente e nel suo angolo basso a destra vedremo un quadratino nero.
Se clicchiamo quel quadratino e lo trasciniamo nella cella sottostante, automaticamente verrà riportata la stessa formula. Questo ci permette, se abbiamo a che fare con operazioni particolarmente lunghe, di risparmiare tempo e rischio di errori.
Un esempio d’uso domestico: il budget familiare
Creare un piano di budget per la propria famiglia può essere un buon modo per tenere sotto controllo le entrate e le uscite. Con questo metodo riusciamo a capire se a fine anno abbiamo bisogno di stringere un po’ la cinghia o se abbiamo messo qualcosa da parte.
Excel consente di organizzarsi con una gamma di modelli di budget gratuiti e personalizzabili. In un modello come quello nell’immagine, considerando un periodo che può essere mensile, trimestrale o annuale, abbiamo tutti i dati rilevanti.
Individuiamo le nostre entrate attive (ma anche gli eventuali redditi passivi) e le nostre spese sia ordinarie che extra. Ci basterà inserire le cifre (preventive ed effettive) nelle apposite categorie. Che siano spese di Alloggio, Figli, Tempo Libero, Trasporti o Animali domestici, avremo una veduta d’insieme della nostra situazione.
Credits per le immagini: unsplash, Campaign Creators
