Tutti conosciamo PowerPoint e quasi tutti lo abbiamo usato almeno una volta. Si tratta di un software sviluppato da Microsoft che viene utilizzato per la creazione di presentazioni visive e interattive. Oggi vedremo come usare al meglio questo programma con dei consigli essenziali. Inoltre capiremo che può essere utile anche in contesti non lavorativi.
Pronti? Partiamo.
Per cosa si usa PowerPoint?
Per prima cosa, qual è la funzionalità principale di PowerPoint? Semplice: esso consente agli utenti di creare un insieme di diapositive che possono ospitare testo, immagini, tabelle e altri elementi visivi. Per di più, aiuta a comunicare idee complesse o concetti da matematici attraverso l’uso di grafici a torta, grafici a barre, diagrammi e altro ancora. In questo modo è possibile visualizzare dati e informazioni in modo più comprensibile ed efficace.
Con un po’ di creatività, è un ottimo strumento anche al di fuori di un contesto lavorativo. Per esempio, ce ne possiamo servire per creare degli inviti per una festa qualora non avessimo alte competenze grafiche. Oppure ci possiamo inventare un fumetto per bambini.
Sentite questa: è ottimo anche per convincere un familiare o un amico a credere in un progetto a cui tenete, ma che sembra difficile. Non a caso quando aveva 14 anni, Emma Stone ha persuaso i suoi genitori a trasferirsi a Hollywood con una presentazione fatta con PowerPoint. Ecco, mettiamo per esempio che abbiamo sempre desiderato adottare un Cocker Spaniel, ma qualcuno in casa non è ancora convinto…
1) Impostare una sequenza logica
Il primo fondamentale consiglio consiste nella progettazione. Prima ancora di mettersi davanti al computer, conviene avere già in mente con chiarezza gli argomenti che tratteremo e come saranno strutturati. Quindi può essere una buona idea lavorare inizialmente con una matita e un foglio di carta.
Quando l’ordine dei contenuti sarà chiaro, organizziamo le diapositive in modo logico e coerente per creare un flusso naturale nella nostra presentazione. Sfruttiamo le sezioni e i titoli per separare i diversi argomenti e fornire una struttura chiara al nostro documento.
2) Semplicità e chiarezza: le chiavi di un buon progetto PowerPoint
Preoccupiamoci sempre di mantenere le nostre slide ordinate, leggere e facili da comprendere. Evitiamo di caricarle con troppi elementi per non disperdere l’attenzione. Utilizziamo testi concisi (come direbbero gli inglesi, “the less the better”: meno è meglio), punti chiave e immagini di supporto pertinenti. E a proposito di testi, neanche a dirlo, evitiamo errori come questi. Ma soprattutto utilizziamo sempre font chiari e leggibili della giusta dimensione.
Anche la scelta dei colori può giocare un ruolo importante. Scegliamo una combinazione di colori coerente e piacevole. Assicuriamoci che i colori utilizzati per il testo e per lo sfondo creino una buona armonia stilistica. Poi, ricordiamo che ogni tonalità ha la propria destinazione: i colori pastello se a guardare saranno dei bambini, un blu formale se ci muoviamo in ambito aziendale, il verde o il viola sposano bene con la creatività, …
3) PowerPoint può ospitare elementi multimediali
Quando presentiamo dati statistici o informazioni complesse, possiamo impiegare grafici, diagrammi o infografiche per renderli più comprensibili e visivamente attraenti. Assicuriamoci sempre di fornire una spiegazione chiara dei dati, accompagnandoli con una didascalia. Evitiamo anche qui di sovraccaricare: un grafico per ogni slide va più che bene.
Sempre con un tocco di moderazione, possiamo inserire animazioni e transizioni in modo strategico per apportare dinamicità alle nostre presentazioni. Ma la cosa senza dubbio più utile è la possibilità di incorporare immagini, video e audio per arricchire e appassionare il pubblico.
4) I comandi da tastiera e le scorciatoie di PowerPoint
Una volta che avremo preso familiarità con le azioni basilari del software, potremo anche aver voglia di gestire con più agilità le nostre azioni. In questo caso accorrono in nostro aiuto i famosi comandi da tastiera. Ecco i principali.
A seguire troviamo l’azione tradotta in scorciatoie da tastiera sia per Windows che per Mac:
- Creare una nuova presentazione = CTRL+N | ⌘+N;
- Aggiungere una nuova diapositiva = CTRL+M | ⌘+MAIUSC+N;
- Applicare la formattazione grassetto al testo selezionato = CTRL+B | ⌘+B;
- Tagliare testo, una diapositiva o un oggetto selezionato = CTRL+X | ⌘+X;
- Copiare testo, una diapositiva o un oggetto selezionato = CTRL+C | ⌘+C;
- Incollare testo, una diapositiva o un oggetto tagliato o copiato = CTRL+V | ⌘+V;
- Inserire un collegamento ipertestuale = CTRL+ALT+K | ⌘+K;
- Annullare l’ultima operazione = CTRL+Z | ⌘+Z;
- Passare alla diapositiva successiva = PGGIÙ;
- Tornare alla diapositiva precedente = PGSU;
- Avviare la presentazione = F5 | ⌘+MAIUSC+INVIO;
- Chiudere la presentazione = ESC;
- Stampare una presentazione = CTRL+P | ⌘+P;
- Salvare la presentazione = MAIUSC+F12 | ⌘+S;
- Chiudere PowerPoint = CTRL+Q | ⌘+Q.
Non si sa mai, magari scopriamo di essere particolarmente abili con i nostri device. E allora possiamo pensare di prendere l’informatica e di farne un mestiere…
5) I collegamenti ipertestuali
Un’ultima funzione molto importante è quella dell’ipertesto. Si tratta della possibilità di selezionare un testo, un’immagine o una forma e, cliccando col tasto destro del mouse, inserire un collegamento ipertestuale. Così facendo possiamo incollare nella finestra che si apre un link di un sito web o possiamo rimandare a un’altra slide.
Per concludere, possiamo dire che il successo di una presentazione dipende non solo dai tanti strumenti che ci offre un software come PowerPoint. Infatti, la cosa più importante rimane la nostra abilità nel comunicare in modo efficace e coinvolgente. Via libera alla progettazione creativa.
